マネジメント
2014年12月 2日 火曜日
部下への指示出しは「5W3H」を心掛けましょう
会社は事業主さん一人だけでは仕事が完結しません。さまざまな人材を適材適所に活用することが不可欠です。社内では職位が上にいくほど、他人に指示を出すウエートが大きくなっていきます。特に事業主さんの仕事の大部分は「指示出し」になるでしょう。そのため、部下に的確な指示を出し、正確な仕事をしてもらうための会話術をぜひ身につけたいものです。
あいまいな指示はお互いが嫌な思いをする
例えば、次のようなあいまいな指示をし出していませんか？
「この資料をコピーしてほしい。なるべく早く。20部くらいあればいい。見やすく拡大コピーして、できあがったら部長に渡しておいて」
この指示のどこがどういうふうにあいまいだと思いますか？
上記の指示をそれぞれ分解します。仕事を頼まれた側は、次のような箇所で判断に迷うのです。
① 「なるべく早く」→具体的に何日の何時までに仕上げればいいのかわからない
② 「20部くらい」→ちょうど20部印刷すればいいのか、若干加減すればいいのかわからない
③ 「見やすく拡大コピー」→どのくらいの縮尺でコピーをとればいいのかわからない
④ 「できたら部長に渡して」→できあがったコピーをすべて部長に渡せばいいのかどうかわからない
ここまであいまいだと、意図が正確に伝わらず、指示を出した方は部下の仕事の仕上がりに不満を持ちます。部下にしてみても、あいまいなまま進めた仕事にダメ出しを受けて、モチベーションが下がる一方。お互いが嫌な思いをするのです。
仕事の指示は必ず「5W3H」を心掛けましょう。
「When＝いつ」
「Where＝どこで」
「Who＝誰が」
「What＝何を」
「Why＝なぜ」
「How＝どのように」
「How many＝いくつ」
「How much=いくら」
これらを当てはめて指示を出すことが大事なのです。指示内容によっては、必ずしも「5W3H」すべてが埋まるわけではありませんが、できるだけ多くの要素を伝えることが大切です。
先の指示の場合、次のように指示を出せば、部下も誤解せず、仕事の正確な仕上がりが期待できます。
「この資料をコピーしてほしい。今日の午後2時からの会議で使うので、私が外出から戻る1時までに。部数は20部。125％に拡大コピーして見やすくしてほしい。できあがったら1部だけを部長に渡し、残りは私の机上に置いてください。何か不明な点は？」
実際、何事にもここまで的確な指示ができる上司はあまり多くないかもしれません。しかし、的確な指示は業務の効率化、ひいては会社の業績アップにつながります。事業主さんはもちろん、管理職にも指示出しの「5W3H」を徹底してみてはいかがでしょう？
大阪・北九州・鳥取で税理士をお探しなら、
税理士法人サクセス・サポートへ
あいまいな指示はお互いが嫌な思いをする
例えば、次のようなあいまいな指示をし出していませんか？
「この資料をコピーしてほしい。なるべく早く。20部くらいあればいい。見やすく拡大コピーして、できあがったら部長に渡しておいて」
この指示のどこがどういうふうにあいまいだと思いますか？
上記の指示をそれぞれ分解します。仕事を頼まれた側は、次のような箇所で判断に迷うのです。
① 「なるべく早く」→具体的に何日の何時までに仕上げればいいのかわからない
② 「20部くらい」→ちょうど20部印刷すればいいのか、若干加減すればいいのかわからない
③ 「見やすく拡大コピー」→どのくらいの縮尺でコピーをとればいいのかわからない
④ 「できたら部長に渡して」→できあがったコピーをすべて部長に渡せばいいのかどうかわからない
ここまであいまいだと、意図が正確に伝わらず、指示を出した方は部下の仕事の仕上がりに不満を持ちます。部下にしてみても、あいまいなまま進めた仕事にダメ出しを受けて、モチベーションが下がる一方。お互いが嫌な思いをするのです。
仕事の指示は必ず「5W3H」を心掛けましょう。
「When＝いつ」
「Where＝どこで」
「Who＝誰が」
「What＝何を」
「Why＝なぜ」
「How＝どのように」
「How many＝いくつ」
「How much=いくら」
これらを当てはめて指示を出すことが大事なのです。指示内容によっては、必ずしも「5W3H」すべてが埋まるわけではありませんが、できるだけ多くの要素を伝えることが大切です。
先の指示の場合、次のように指示を出せば、部下も誤解せず、仕事の正確な仕上がりが期待できます。
「この資料をコピーしてほしい。今日の午後2時からの会議で使うので、私が外出から戻る1時までに。部数は20部。125％に拡大コピーして見やすくしてほしい。できあがったら1部だけを部長に渡し、残りは私の机上に置いてください。何か不明な点は？」
実際、何事にもここまで的確な指示ができる上司はあまり多くないかもしれません。しかし、的確な指示は業務の効率化、ひいては会社の業績アップにつながります。事業主さんはもちろん、管理職にも指示出しの「5W3H」を徹底してみてはいかがでしょう？
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投稿者 税理士法人サクセス・サポート
